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什么是工會采購?工會采購有哪些注意事項?

2025-05-30 15:57:11作者:關愛通

一、工會采購的定義和范圍


1.工會采購的定義

工會采購是指工會組織在履行職責過程中,為滿足 職工福利和活動需求,通過合法合規方式進行的物資和服務購買行為。以工會經費為主要資金來源,依據《中華人民共和國工會法》及相關法律法規開展。工會采購需遵循公開、公平、公正原則,采用規范的采購程序,如公開招標、邀請招標、競爭性談判等,確保采購活動的透明度和效率。這一定義明確了工會采購的主體是工會組織,對象是各類物資和服務,目的是提升職工生活質量和豐富文化生活,維護職工合法權益,是工會發揮職能、關心服務職工的重要體現。


2.工會采購的范圍

工會采購的范圍十分廣泛,涵蓋眾多項目與服務。在物資采購方面,有節日慰問品如年貨、中秋月餅等,還有職工文體活動所需的運動服裝、器材,以及勞模慰問品、生日蛋糕等。服務采購則包括宣傳、音視頻制作及職工活動組織開展,印刷及制作類服務,以及職工培訓教育服務等。


3.工會采購與一般企業采購的區別

工會采購與一般企業采購存在明顯區別。在目的上,工會采購旨在提升職工福利水平,豐富職工文化生活,維護職工權益;而企業采購多是為了保證生產經營活動的正常進行,獲取利潤。資金來源也不同,工會采購資金主要來自工會經費,企業采購則使用企業自有資金、融資或銀行貸款。


采購流程方面,工會采購需遵循嚴格的法律法規,如《中華人民共和國工會法》《中華人民共和國招標投標法》等,流程規范且公開透明;企業采購雖也需規范操作,但相對靈活,可根據自身需求和市場情況選擇采購方式。


監管上,工會采購受工會內部監督機構及上級工會監督,確保資金使用合理合規;企業采購則主要由企業內部審計部門或財務部門監管,有時也會受到外部審計機構的審查。這些區別體現了工會采購的特殊性和重要性。


二、工會采購的注意事項


1.法律法規要求

工會采購必須嚴格遵循相關法律法規。《中華人民共和國工會法》規定,工會應當根據經費獨立原則,建立預算、決算和經費審查監督制度。工會采購要依據工會預算安排,按規定的程序進行,采購資金的使用需符合工會經費開支范圍,不得用于非法支出。《中華人民共和國招標投標法》也適用于工會采購的部分項目,如大型物資采購、工程建設等,要求遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則,通過招標、投標等程序確定供應商。工會采購還應符合《中華人民共和國政府采購法》的一些要求,確保采購活動的合法合規性,避免違法違規行為的發生。


2.采購流程規范

工會采購流程規范至關重要。從需求提出環節開始,各部門要根據職工需求和活動安排,填寫詳細的采購申請單,明確采購物品或服務的名稱、規格、數量等。采購部門收到申請后,需核實需求并制定采購計劃。之后進入供應商選擇階段,通過詢價、比價等方式,篩選出合適的供應商。確定供應商后,進行采購洽談,簽訂詳細規范的采購合同,明確雙方權利義務。供應商交貨后,質檢部門嚴格驗收,確保物品質量合格,再辦理入庫手續。最后是財務結算環節,財務部門依據合同、發票等憑證,按照規定的流程進行結算。整個流程各環節緊密銜接,每一步都要有嚴格的審批和監督,確保采購工作有序、高效進行。


3.合規風險防范

工會采購中的廉政風險防范,首先要加強教育,定期組織采購人員學習相關法律法規和廉政規定,剖析典型案例,增強其廉潔意識。其次要完善制度,建立健全采購管理制度、廉政風險防控機制等,明確采購流程、職責分工和審批權限,形成用制度管權、管事、管人的機制。再者要強化監督,設立專門的監督機構或崗位,對采購活動全程監督,尤其對關鍵環節如供應商選擇、合同簽訂等進行重點監控,利用信息化手段實現采購過程透明化。財務合規風險防范方面,要嚴格執行財務管理制度,確保采購資金的專款專用,加強財務管理與監督,規范報銷流程,對采購憑證嚴格審核,防止資金挪用、虛報冒領等行為。


4.供應商管理

工會采購在選擇供應商時,可采用直觀判斷法,傾聽有經驗人員的意見,快速作出判斷;也可運用考核選擇法,對供應商進行全面調查和考核。還可參考招標法,通過公開招標等方式,引入競爭機制。選擇供應商時要考慮其產品質量、價格、交貨期、信譽等因素。管理供應商時,要建立供應商檔案,詳細記錄供應商的基本信息、交易情況等。定期對供應商進行評估,根據評估結果調整供應商等級和合作策略。建立良好的溝通機制,及時解決合作中出現的問題,與優質供應商建立長期穩定的合作關系,實現互利共贏。通過有效的供應商管理,保障工會采購的物資和服務質量,降低采購成本,提高采購效率。


三、當前工會采購面臨的挑戰及解決方案


1.預算限制問題及應對

工會采購常面臨預算限制問題。一方面,企業經營壓力增大,工會經費來源受限;另一方面,職工福利和活動需求不斷增長,采購成本上升。預算限制會導致采購物資和服務品質下降,影響職工滿意度。為應對這一挑戰,工會需開源節流。開源方面,積極爭取企業支持,多渠道籌集資金,如開展創收活動。節流上,明確采購目標與優先級,優化采購計劃,采用集中采購、批量采購等方式降低采購成本,嚴格預算執行與監督,確保資金合理使用,提高資金使用效率。


2.職工需求多樣化問題及應對

隨著社會發展,職工需求日益多樣化,不僅關注物質福利,還追求精神文化、個性化服務等。傳統的單一福利發放模式已難以滿足職工需求,易引發職工不滿,影響工會職能發揮。為應對此挑戰,工會應深入了解職工需求,通過問卷調查、座談會等方式收集職工意見。建立多樣化福利體系,提供豐富可選的福利項目,如節日福利、健康服務、培訓教育等。利用數字化平臺,實現福利的個性化定制與發放,提升職工的獲得感和滿意度,增強工會的凝聚力和吸引力。


3.信息化程度不足問題及應對

信息化程度不足會嚴重影響工會采購效率與質量。信息傳遞不暢,導致采購需求與市場供應脫節;流程繁瑣,增加采購成本與時間;缺乏數據支持,難以實現精準采購和科學決策。提升信息化水平,工會首先要重視信息化建設,加大資金與技術投入,構建統一的信息化采購平臺。整合供應商資源,建立完善的供應商信息庫,實現采購信息的實時更新與共享。加強采購人員培訓,提升其信息化操作能力,利用大數據分析職工需求和市場動態,優化采購策略,提高采購工作的透明度和效率。


四、關愛通對“工會采購”相關業務的支持


關愛通專業從事員工福利等領域資源整合、平臺開發及外包服務,在上海、北京、廣州、深圳等地設分支機構,服務客戶超27000家,覆蓋員工超1250萬人。陸續推出“給到”APP等數字化成果,利用前沿技術提升服務可信度與安全性,為企業發展提供強大動力。


關愛通提供全面的數字化 福利平臺,整合多種福利資源和供應商,滿足工會在節日、生日、健康、行為激勵、員工心理關懷、企業文化建設等方面的需求。通過平臺,工會可以一站式完成采購、管理和發放福利。


1.簡化采購流程

關愛通通過數字化手段有力簡化工會采購流程。它打造了數字化全場景 員工福利平臺,企業將福利預算以積分形式發放,員工可在平臺自由兌換,改變了傳統發放形式。利用互聯網技術整合眾多供應商資源與服務,構建虛擬應用場景。平臺還提供豐富的運營活動,如限時瘋搶、超級爆款等。工會借助該平臺,無需再經歷繁瑣的傳統采購環節,從需求提出到供應商選擇、洽談及結算,都能在平臺上快速便捷地完成,極大提高了采購效率。


2.提升采購效率

關愛通在提升工會采購效率方面表現突出。它全面整合了眾多垂直領域優質供應商,擁有海量品牌直供資源與商品,能快速精準匹配工會采購需求。平臺提供7*10小時專業客服在線服務與售后先行賠付機制,保障了采購過程的順暢。工會通過關愛通可實時獲取采購數據與分析報告,實現數據驅動決策,利用需求預測功能提前規劃采購,精準匹配需求與供應。這些措施讓工會采購擺脫了以往耗時耗力的困境,大幅縮短了采購周期,提升了整體效率。


3.保障合規性

關愛通從多方面保障工會采購的合法合規性。嚴格遵循《國有企業采購管理規范》等相關標準,建立了一套完善的采購管理制度,明確流程、職責與審批權限。在供應商選擇上,采用嚴格篩選機制,確保供應商資質合法且信譽良好。在采購流程中,利用信息化手段實現全流程透明化,每個環節都有記錄可查,方便監督與審計。關愛通還加強采購人員培訓,提高其合規意識,通過大數據等技術對采購活動進行實時監控與分析,及時發現并防范潛在合規風險,為工會采購打造了安全合規的保障體系。

關愛通高度重視數據安全和隱私保護,采用了多層次的安全防護措施,確保工會和員工的數據安全。平臺通過了多項信息安全認證,保障了數據的機密性和完整性。

通過以上多方面的支持,關愛通幫助工會實現了高效、透明、合規的福利采購和管理,提升了員工的滿意度和歸屬感,助力企業構筑競爭優勢。


4.滿足職工個性化需求

關愛通通過彈性福利等方式充分滿足職工的個性化需求。工會職工 福利解決方案覆蓋多元場景,提供法定節日、生日等多種標準慰問產品方案,還支持卡券、商城等定制服務。平臺整合了大量優質供應商資源,精選眾多大牌好物,商品與員工工作、生活場景無縫銜接。職工可根據自身需求,在 關愛通平臺上自由選擇兌換福利商品或服務,無論是喜歡實用生活用品的還是追求文化娛樂體驗的,都能找到滿意的選擇,極大提升了職工對工會福利的滿意度與獲得感。

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